Jakie powinno być idealne biuro? Jeśli to pytanie zaprząta Ci głowę, sprawdź, co możesz zrobić, by jego wystrój wspomagał wydajność pracowników i poprawiał ich samopoczucie. Przestrzeń, w której pracujemy wpływa na to, jakie osiągamy efekty. To, w jaki sposób urządzisz biuro będzie miało znaczenie nie tylko dla Twoich podwładnych, ale także dla wyników ich pracy.

Pierwsze wrażenie

Jaki stosunek Twoja firma ma do klienta? Czy dba o długofalowe relacje? Jak traktuje partnerów biznesowych? Tego wszystkiego Twój klient i potencjalny partner dowiedzą się, wchodząc do recepcji. To od pierwszego wrażenia zależy, jakie wyrobią sobie zdanie na Twój temat. Co zrobić, by było ono jak najlepsze? Recepcja jest wizytówką Twojej firmy. Powinna zatem być przede wszystkim funkcjonalna i wygodna dla odwiedzających. Zanim jednak zaczniesz ją urządzać, zastanów się, kto będzie korzystał z sekretariatu.

Co jest najważniejsze? Lada recepcyjna oczywiście. To ona jest punktem centralnym tej przestrzeni. Najlepiej ustawić ją w taki sposób, by była zwrócona przodem do wchodzącego. Umożliwia to natychmiastowy kontakt, skupienie uwagi sekretariatu na gościach i ich powitanie. W recepcji klient zapoznaje się także z profilem Twojej firmy. Warto umieścić tu logo, można też rozważyć wykorzystanie firmowych kolorów oraz zapoznanie gości z celami organizacji. Do tego możesz wykorzystać sentencje, z którymi identyfikuje się Twoja firma.

Aktualne trendy w aranżacjach przestrzeni, zwracają uwagę na funkcjonalność. Modny w wystroju wnętrz new simplicity zakłada wykorzystanie jasnych barw, odcieni szarości i pasteli, bieli. Dzięki złamanym kolorom przestrzeń staje się bardziej przyjazna. Gładkie powierzchnie, np. lady, szkło, kamień pomagają odbijać dźwięk, a w recepcji powinniśmy dbać o to, by panowała przyjemna cisza. Inny sposób na ograniczenie hałasu to podwieszane sufity. Dobrym pomysłem w sekretariacie jest także ustawienie wygodnej sofy, stolika, wieszaka na ubrania oraz stojaka na parasole.

Wygoda pracowników

Zapewniliśmy wszystko co najlepsze Twoim klientom. Teraz kolej na Twoich pracowników. Najważniejsze są, oczywiście, wygodne krzesła i biurka. To podstawowe elementy, dzięki którym Twoi pracownicy zdobędą komfort pracy a Ty ich maksymalną wydajność. Dlaczego? Po pierwsze biurka – ważna jest ich wysokość – lepiej, gdy są odrobinę za wysokie, tak by wymuszały na pracowniku prostą pozycję. Badania potwierdzają, że to zwiększa efektywność pracy. Najbardziej optymalnym rozwiązaniem są biurka z możliwością regulacji wysokości.

Co do krzeseł – ergonomiczne krzesła z ruchomą częścią siedziska, dostępne już na rynku to coś, dzięki czemu Twoi pracownicy zminimalizują problemy z kręgosłupem. A co z ustawieniem komputera? Monitor powinien znajdować się na takiej wysokości, by jego górna krawędź znajdowała się minimalnie poniżej poziomu wzroku. Dzięki temu nie będzie obciążona szyjna część kręgosłupa.

Podział przestrzeni

Kolejna sprawa to podział przestrzeni. Tu możesz skorzystać z rad specjalistów od feng shui, architektów i własnego zdrowego rozsądku. Jeśli zdecydujesz się na open space musisz zadbać o oddzielenie od siebie pracowników tak, by nie naruszać potrzebnej im przestrzeni do dobrego samopoczucia, oraz wydajnej pracy. Zanim podejmiesz decyzję, zastanów się, czy profil Twojej firmy wymaga nieustannej komunikacji między pracownikami. Jeśli rzeczywiście tak jest, takie rozwiązanie będzie uzasadnione. Innymi argumentami za wspólną przestrzenią są większa produktywność pracowników, możliwość nauki oraz lepsze relacje między współpracownikami.

Aby poprawić jakość pracy, firmy wydzielają dodatkowe pomieszczenia, które dają możliwość swobodnej rozmowy telefonicznej – tak zwane budki telefoniczne, wyciszone i obite miękkim materiałem (to dla tych, którzy łatwo się denerwują). Dają one możliwość zachowania tematów rozmów z partnerami i klientami w tajemnicy. Poza tym, prowadzone rozmowy, często długie i o różnym natężeniu, nie przeszkadzają wówczas współpracownikom open space’u.

Innymi udogodnieniami wymagającymi oddzielnych pomieszczeń są wyciszone boxy dla pracy kreatywnej lub dedykowane pokoje. Dzięki takim miejscom, w razie potrzeby, pracownicy mogą się wyciszyć i skupić na bardziej wymagającym projekcie.

Rozwój i motywacja

Co jeszcze powinno znaleźć się w wydajnym biurze? Biblioteczka! Branżowa literatura, prasa i miejsce, gdzie można z lektury skorzystać. Przeświadczenie, że w Internecie można znaleźć wszystko, nie jest do końca prawdziwe. Czasem łatwiej i szybciej jest zajrzeć do bardziej wiarygodnej, papierowej publikacji. Bibliotekę możesz zaaranżować na korytarzu. Wystarczy regał na książki i wygodne pufy, bądź niewielki stolik i krzesła.

Jak jeszcze możesz zmotywować swoich pracowników? Poprzez stworzenie miejsca na pomysły i inspiracje w skali makro – dostępnego dla wszystkich pracowników ponad podziałami i stanowiskami – ściany Walta Disneya. Buduje ona poczucie wspólnoty i stanowi atrakcyjny dodatek do wnętrza.

Udogodnienia

Jest jeszcze kilka oczywistych miejsc, które musisz wydzielić w przestrzeni biurowej. To między innymi pokój socjalny lub kuchnia, w której powinny się znaleźć kuchenka, dobry ekspres, być może modne ostatnio dostawy warzyw i owoców? Jedno jest pewne, pracownicy muszą mieć gdzie przygotować sobie posiłki i gdzie je zjeść.

Opcjonalne ale coraz modniejsze są chilout roomy, z wygodnymi sofami, gdzie można odetchnąć, posłuchać muzyki. Ich wystrój powinien sprzyjać relaksowi – spokojne barwy, zieleń oraz wygoda pracownika to priorytety. I oczywiście owiane sławą pokoje gier, które cieszą się niekoniecznie dobrymi opiniami, ale zdobywają popularność.

Kolory, faktury, zieleń

W pomieszczeniach biurowych warto wykorzystać funkcje kolorów. Czerwony zmotywuje do działania, ale nie powinno go być zbyt wiele. Zielony relaksuje oczy, niebieski odpręża, żółty nastraja pozytywnie. Moda na ciemne kolory w biurze wymaga mądrego zagospodarowania przestrzeni i dobrego oświetlenia.

Nie zapomnij także o dodatkach – obrazy, fotografie wielkoformatowe, grafiki nie tylko uzupełnią wizualnie przestrzeń, ale mogą także wpływać na odpowiednie motywowanie pracowników. W open space sprawdzą się grafiki, które pobudzają kreatywność, w pokojach, które mają służyć odpoczynkowi lepszym wyborem będą na przykład fotografie pejzaży, spokojne widoki. Aby rzeczywiście obrazy stały się charakterystycznym dodatkiem, dobierz odpowiednie ramy i passe-partout. Zwróć też uwagę na jakość wydruków fotografii – od odpowiedniego nasycenia kolorów oraz papieru fotograficznego (bądź też płótna) zależy dobra prezentacja kompozycji. Jeśli masz wątpliwości, czy zdjęcie będzie wystarczająco prestiżowym dodatkiem, wybierz coś spośród nagrodzonych fotografii. Dostępne kompozycje twórców, którzy zostali wyróżnieni np. w Wielkim Konkursie Fotograficznym National Geographic będą nie tylko dekorować pomieszczenia, ale podniosą też ich klasę.

Bardziej funkcjonalne zadanie mają, wspomniane już, podwieszane sufity, które wyciszą przestrzeń, podobnie jak wykładziny podłogowe. Meble biurowe w najnowocześniejszych aranżacja są inspirowane naturą – stąd naturalny kolor drewna. Minimalizm, który wciąż króluje w trendach, podpowiada proste kształty. Pamiętaj, by wszystkie te elementy były dobrej jakości, wtedy posłużą długie lata i nadal będą się świetnie prezentować.

Dobrze by było, gdyby w przestrzeni biurowej pojawiły się również rośliny. Oczyszczają powietrze ze związków wytwarzanych przez sprzęt komputerowy, relaksują. Znalezienie niezbyt wymagających kwiatów doniczkowych, które będą reprezentacyjne, nie powinno nastręczać trudności.